Bij overlijden wordt Pieter Parel, de voorzitter van de werkgroep, direct geïnformeerd door de beheerder. Pieter neemt vervolgens contact op met de eigenaar.
Bij overlijden van het paard tijdens de inschaarperiode is de werkgroep gerechtigd sectie te laten verrichten door de Gezondheidsdienst om, in het belang van de andere dieren, de doodsoorzaak nader te onderzoeken. De kosten hiervan zijn voor rekening van de werkgroep. De jaarvergoeding wordt in een dergelijk geval terugbetaald.